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17.04.2018

Telematik-Check: Was ein gutes System ausmacht

Telematik leistet an jedem Punkt der Transportkette wertvolle Unterstützung. Aber was muss ein solches System eigentlich können? Im Telematik-Check geben wir einen Überblick über wichtige Funktionen und was dahintersteckt. 

„Die sprichwörtliche eierlegende Wollmilchsau mag sich verlockend anhören, letztendlich ist es zielführender, eine Telematikplattform passgenau auf die Anforderungen zuzuschneiden“, bringt es Jürgen Eggeling, Vertriebsleiter der DAKO GmbH, auf den Punkt. Für einen Baumaschinenverleiher, der deutschlandweit operiert, nimmt etwa die Diebstahlsicherung einen viel höheren Stellenwert ein als für andere Branchen. Mit Geofencing lassen sich klar definierte Zonen einrichten, die den Bewegungsradius der Fahrzeuge begrenzen. „Im Fall einer unbefugten Nutzung sieht das bei unserer Software dann so aus: Verlässt ein Fahrzeug seinen festgelegten Aufenthaltsbereich, schlägt TachoWeb Alarm“, erklärt Jürgen Eggeling die erweiterte Ortungsfunktion



Keine große Rolle spielt dieses Feature für einen lokalen Lieferdienst, der aber wiederum viel Wert auf pünktliche Zustellung und exakte Terminkommunikation legt. „Hier leistet Ortung auch gute Dienste“, weiß der Kundenberater. „Über die Vernetzung von Daten aus Fahrzeug, Fahrer, Auftrag und Kartenmaterial und der Verknüpfung mit künstlicher Logik zeigt TachoWeb zum Beispiel den aktuellen Status aller Touren an. Auch exakte Prognosen zum zeitlichen Tourverlauf und möglichen Verspätungen liefert das System – besonders wertvoll, wenn Verkehrsbehinderungen die Ankunftszeit verzögern.“



Die zwei Beispiele verdeutlichen, wie stark sich Anforderungsprofile unterscheiden können. Unternehmen tun deshalb gut daran, ihre Bedürfnisse klar zu umreißen, um die passenden Funktionen und damit ein optimales Telematiksystem zu finden. Tachografendaten auslesen bieten viele an – aber sind die Datencontainer auch signiert? Nur dann gelten die aufgezeichneten Lenk- und Ruhezeiten als gesetzeskonform. Eine weitere Anforderung, die viele gar nicht auf dem Schirm haben, betrifft die Möglichkeit zur Integration bestehender Daten. „Wir halten das für absolut notwendig, um wertvolle Zeit bei der Systemeinführung zu sparen. Importfunktionen gehören deshalb im TachoWeb selbstverständlich dazu“, betont Eggeling.



Ebenso wichtig sind die Anbindung an Bestandssysteme, wie Herstellerhardware in den Fahrzeugen oder Speditionssysteme zur Auftragsabwicklung, sowie hohe Kompatibilität. Hier punkten herstellerübergreifende Systeme, die nicht an einen Fahrzeugtyp gebunden und so einfach in Mischfuhrparks integrierbar sind. Schnittstellen gewährleisten dabei die reibungslose Integration in Bestandssysteme. Zudem lassen sich andere Abteilungen auch nachträglich leicht andocken. Soll zum Beispiel die Buchhaltung Zugang zur Spesenabrechnung haben oder die Werkstatt Fahrzeugtermine verwalten? „Dann richten wir einfach einen zusätzlichen Nutzer im TachoWeb ein“, hält Jürgen Eggeling sofort die Antwort parat. „Webbasierte Plattformen wie TachoWeb sind außerdem unabhängig von Software und können an jedem internetfähigen Computer genutzt werden.“



Geschulter Inhouse-Support, ein fester Ansprechpartner für den jeweiligen Kunden und eine firmenintern entwickelte Lösung zeichnen außerdem empfehlenswerte Telematikanbieter aus. „Wenn der Händler gleichzeitig der Hersteller ist, kennt er sich auch am besten mit dem Produkt aus.“ Letztlich ist vor allem die gezielte Beratung und Unterstützung dafür entscheidend, ob die Integration eines neuen Telematiksystems gelingt.

// Transport industry
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13.12.2017

Vier Stufen zum erfolgreichen Exception Management

In der Logistik können Störungen wie Staus durchgeplante Abläufe schnell durcheinander bringen. Wie Ausnahmefälle nicht zum K.O.-Kriterium beim Kunden werden und welche Unterstützung IT-Systeme bieten, vermittelt unser Ratgeber Exception Management.



In der Idealvorstellung sollte ein Transportprozess funktionieren wie ein gut geöltes Getriebe. Jedes Rädchen vom Lager bis zur Auslieferung greift reibungslos ineinander, die Ware erreicht pünktlich den Empfänger. Erfahrene Transportmanager wissen: Die Realität sieht oft anders aus. Eine kleine Abweichung genügt, um den Ablauf ins Stocken zu bringen. Im schlimmsten Fall potenziert sich die Abweichung und es kommt zu massiven Problemen.



Hier ist ein strukturiertes Exception Management gefragt, also ein ausnahmeorientiertes Arbeiten in einem weitestgehend standardisierten Regelbetrieb. Hinter dem Begriff „Exception Management“ steht der grundsätzliche Gedanke, routinemäßige Arbeiten so weit wie möglich zu automatisieren. Das entlastet den Flottenmanager und verschafft ihm mehr Freiraum, sich auf das Lösen von kritischen Situationen zu konzentrieren. Ohne IT-Unterstützung geht es dabei kaum. Softwaresysteme verknüpfen Daten und liefern Ergebnisse, die bei der Strukturierung von Abläufen helfen. In nur wenigen Schritten lässt sich mit dem Einsatz eines intelligenten Transportmanagementsystems ein wirksames Exception Management aufbauen.





Exception Management





1. Prozesse standardisieren und automatisieren



Die Automatisierung von Routinearbeiten spart jede Menge Zeit ein, die Flottenmanager dann in komplexere Aufgaben investieren können. Deshalb sollten Unternehmen ihre Prozesse kritisch unter die Lupe nehmen, um an geeigneten Stellen zu standardisieren. Über Softwaresysteme lässt sich beispielsweise die Terminverwaltung automatisieren. Auslesetermine für Tachografendaten können über Remote Download automatisch wahrgenommen werden, für Wartungstermine oder Ablauf von Führerscheinen gibt es Warnungen per E-Mail oder SMS. So muss der Fuhrparkverantwortliche nicht ständig alle Fristen aktiv im Blick behalten und kommt trotzdem seinen gesetzlichen Pflichten nach.



Bei der Tourenplanung ist auch ein gewisser Automatisierungsgrad möglich. In Transportmanagementplattformen wie TachoWeb lassen sich für wiederkehrende Touren Rahmentouren anlegen. Daraus können Fuhrparkverantwortliche mit wenigen Klicks die entsprechenden Tagestouren generieren, ohne jedes Mal alle Stopps neu zusammenstellen zu müssen. Liefertouren, die immer zu bestimmten Zeiten, Wochentagen und von dem gleichen Fahrer bedient werden, legt die automatische Tourenerstellung nach einmaliger Konfiguration selbständig an.



2. Arbeitsabläufe und Prozessketten festlegen (Workflow)



Im nächsten Schritt geht es darum, die automatisierten Abläufe so zu integrieren, dass sie den Flottenmanager im Tagesgeschäft unterstützen. Dabei empfiehlt es sich, Prozessketten zu definieren, also einen Workflow festzulegen, wie die verschiedenen Aufgaben ablaufen sollten. Dazu gehört auch, Zuständigkeiten zu verteilen, etwa in der Terminverwaltung einzustellen, wer die Warnung bei drohendem Ablauf einer Frist erhält und welche Reaktion erforderlich ist.



Ein weiterer Aspekt ist das Monitoring, denn automatisierte Abläufe funktionieren nur, solange es keine Abweichungen vom Standard gibt. Exemplarisch sei hier der Tourmonitor im TachoWeb genannt, der einen Live-Ticker zum Status Quo laufender Touren enthält, auf einen Blick Verspätungen erkennen lässt und Prognosen zur voraussichtlichen Ankunftszeit gibt.



3. Szenarien für Störfälle entwerfen





Tourenplanung und -monitoring





Kommt es zu einer Störung im Tourablauf, muss schnell reagiert werden. Ein gutes Exception Management beinhaltet exemplarische Szenarien für mögliche Abweichungen und die entsprechenden Gegenmaßnahmen. Im IT-unterstützten Monitoring sind Störungen schnell sichtbar, so dass Flottenmanager eingreifen und auch Kunden über mögliche Verspätungen frühzeitig informieren können. Vorab definierte Anwendungsbeispiele für Störungen helfen dabei, zügig Entscheidungen zu treffen. Von Vorteil ist hier auch die mobile Anbindung an ein Transportmanagementsystem, diese kann beispielsweise über eine App wie die MyDispo App laufen. Damit hat der Fuhrparkverantwortliche auch unterwegs alle relevanten Monitoringdaten zur Verfügung und kann entsprechend flexibel reagieren.





4. Musteranalyse der Warnungen



Exception Management hört nicht nach der einmaligen erfolgreichen Lösung eines Problems auf. Echte Wirkung entfaltet das Konzept vor allem, wenn das Auftreten von Warnungen und Störungen analysiert wird, um Muster zu erkennen und strukturelle Maßnahmen zu ergreifen. Bei einigen Softwareplattformen, wie TachoWeb, gehört die intelligente Datenauswertung zum Systemumfang dazu. Aus den Ergebnissen können Flottenmanager Handlungsempfehlungen ableiten. Beispielsweise können auf Grundlage historischer Tourdaten staubelastete Strecken lokalisiert und Touren effizienter gestaltet werden. Ein weiteres Werkzeug ist auch die Sozialvorschriftenanalyse, die regelmäßige Bedienungsfehler des Tachografen zusammenfassend darstellt. Daraus lassen sich Schlüsse für nachhaltige Verbesserungen wie regelmäßige Schulungen ziehen. Die Analysen fließen wiederum in die vorherigen Schritte mit ein, indem Standards weiter optimiert werden.



Fazit: Für ein erfolgreiches Exception Management sind transparente Prozesse entscheidend, die ein Transportmanagementsystem durch den Echtzeit-Datenfluss und die Analysekapazitäten maßgeblich unterstützt. Neben der IT-Durchdringung ist es jedoch auch wichtig, tägliche Prozesse und Kommunikationsgewohnheiten anzupassen.

// Transport industry
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